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在日本工作要知道的商务礼仪(接听电话)

文章作者:政通赴日本工作招聘网  日期:2021年01月12日

  办公电话是我们在工作中很难预测的部分。不管你现在方不方便接听,电话都会打过来。还有,因为我们看不到对方,所以我们在通话的过程中,很多细节的部分无从去判断。接听电话真是一门学问,接听公司的电话就更需要讲究了。

 

日本的商务电话礼仪之“接听电话

 

首先,一定要养成一个电话旁边放一支笔和记事用纸的习惯。

1.电话响了,立刻接听

2.如果,响铃3次后才接听电话,首先要跟对方说大変お待たせいたしました」(您久等了)。

3.接听电话后先要报公司名

「お電話ありがとうございます。株式会社○○でございます。」

(谢谢您的电话,这里是○○股份有限公司。)

「はい、株式会社△△でございます。」

(这里是△△股份有限公司)

※接电话尽量不要说「もしもし」。说完公司名后,对方长时间没有反应才可以用「もしもし」询问情况哦。

 

4.确认对方的公司名及姓名。如对方没有自报家门,应当询问对方。

「失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか。」

「恐縮ですが、どちら様でいらっしゃいますか。」

(不好意思,请问您贵姓?)

5.确认完对方身份后

「いつもお世話になっております。」 

(一直承蒙您关照)

 

·无论认不认识、是不是合作关系,都不要忘了说这句客套话。

 

6.听不见对方的声音或听不见的场合

申し訳ございません。お電話が遠いようなのですが。」

(不好意思,电话信号有些不好……)

 

·不要直接说“声音小”或“听不见”,这样是很失礼的表现。所以,我们就把错推到电话和信号上~

 

7.负责人外出不在公司

「申し訳ございません。あいにく○○は外出しておりまして、XX時に戻る予定でございます。よろしければ私がご要件を承ります。」

「かしこまりました。では、○○が戻りましたらこちらからかけ直させます。お急ぎでしょうか。念のためご連絡先のお電話番号を教えていただけますか。」

(不好意思,○○现在外出不在,预计XX点能返回公司,如有需要我可以先记下来。)

(好的,那么○○回来后会给您致电,您是否着急呢?烦请您告诉我一下联系方式。)

 

·对方想找的负责人不在的时候,要告诉对方负责人不在,询问对方是否需要负责人回来后回电。如需要,怎么联系要根据对方进行确认,认真记录联系方法(办公电话或邮箱地址)。

切记,不要把多余的信息告诉对方,不需要告诉外人负责人的具体行程、去向、家庭住址、手机号码等信息。

 

8.负责人只是没在座位上或在接听别的电话

「あいにく○○は席を外しております。」

(不好意思,○○现在不在)

「あいにく○○は他の電話に出ております。」

(不好意思,○○现在在接听别的电话。)

 

·不管是哪种情况,都要跟对方说一句过会儿会给他(她)回电。

 

9.即便是接听电话,也要保持笑容和良好的状态,你的态度和言语代表着公司,一定要让对方感觉到自己良好的职业素养。

 

10.没听清对方说的内容,一定要再次确认,避免传达错误

「申し訳ございません。もう一度教えていただけますか。」

(实在不好意思,您能再说一遍吗?)

 

·再次听完对方说的话后,可以重复说一遍内容给对方听。确保万无一失。

 

11.需要确认,让对方稍等

○○のため少々お待ちください。」

(因为○○事情,请您稍等。)

「申し訳ございません。戻り時間を確認いたしますので、少々お待ちください。」

(不好意思,我马上确认一下回来的时间,请您稍等。)

「申し訳ございません。私では分かりかねますので、担当の者にかわります。少々お待ちください。」

(不好意思,我对这个问题不是很很专业,马上将电话转给负责人,请您稍等。)

·负责人接过电话后要说

「大変お待たせ致しました。」

(让您久等了)

如果,负责人现在不方便接听,可以先跟对方说一会儿会由负责人回拨给您,请稍等「折り返しご連絡いたします」

 

12.挂电话通话结束后,听到对方挂机“嘟嘟”声后再放下话筒,要轻放。一般是打电话一方先挂机,如果对方比自己年长或对方是领导的场合,要等对方挂机后再放下话筒。

 

※跟其他公司的人通电话,对自己的领导也不能使用敬语或自谦语。例如,中村部长是你的上司,那么打电话时就不能称呼中村为「中村様」、「中村部長」,直接说中村就可以了。

 

商务电话礼仪中常用句:

「いつもお世話になっております」

(总是承蒙您的照顾)

「ごぶさたしております」

(好久不见)

「夜分遅く(朝早く)恐れ入ります。

(抱歉这么晚(一大早)打电话给您)

「恐れ入りますが、もう一度御社名を教えていただきますか。」

(不好意思,能否再说一遍您的公司名称?)

「かしこまりました。」

(知道了。明白了。了解)

「承りました。」

(收到。记下了。)

「少々お待ちください。」

(请您稍等)

「大変お待たせ致しました。」

(让您久等了)

「では、失礼いたします。」

(那么,就到这里。)

 

 
 
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