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日本企业“五步工作部署法”是什么

文章作者:政通赴日本工作招聘网  日期:2019年01月17日

  我们经常能够在中国的职场剧中看到这样的员工,只要是老板说过一遍工作,就立马答应,最后还能在短时间内把这件事办得有模有样,而且几乎还超过了老板的预期。


 

  要我评价这样的剧,简直就是没有深入职场,完全不了解职场的情况。

  话又说回来了,你确定你只听一遍就能够完全明白老板的真实意图吗?你真的是老板肚子里的蛔虫吗?

  所以,面对这样的职场剧,我大多只能用“假大空”三个字去评价。

  但是实际的中国职场是没有你思考的时间的,老板说了一遍,你如果应答慢了,没有立即执行,就会被老板认为是消极怠工,轻则影响仕途,重则被炒鱿鱼。

  如果你还要愣头青地问上第二遍,直接就会被老板认为是没有听取他人话语的能力,以后开会决策都会与你无缘,更别说升职加薪了。


 

  所以很多人即便是一遍没有听懂老板的意图也不会去问,总之先答应再说,之后大多数都是员工之间互相传达、汇总和分析老板说过的话再开始行动。

  但是这样很容易出现员工和老板的理解出现重大的偏差,而导致事物朝着老板不期望的方向发展。

  长此以往,老板认为员工都没有能力,员工也都认为老板“喜怒无常”,陷入恶性循环。
 

  中国的老板们经常陷入苦恼,员工虽然也都在下力做事,但那并不是老板想要的。

  其实换句话说,一个公司最大的成本在于重做。

  那么我们该怎样才能提高工作质量呢?让所有的员工都朝着老板所想要的方向去努力拼搏。

  小编要在这里给大家介绍这个让全世界老板瞩目的日本企业“五步工作部署法”。
 

  五步工作部署法

  顾名思义,“五步工作部署法”的意思就是说,领导给员工交代工作任务的沟通过程中,必须要交代五回,这五回的内容分别是:

  【第一回】

  讲清楚具体事项;

  【第二回】

  让员工原封不动地复述事项;

  【第三回】

  和员工讨论该事项的目的;

  【第四回】

  交流并作出该事项的预案;

  【第五回】

  让员工围绕该事项阐明自身观点。
 

  我们可以从日本企业不厌其烦的“五步工作部署法”看出,领导或者老板通过类似于碎碎念似的与员工的沟通,看上去好像在每件事的交待上老板多花了五倍的时间,但是这样最大程度上保证了领导和员工都充分理解了这件事情的本质,让员工和老板戮力同心朝着一个方向使劲,最大化地提升了工作质量,最大程度避免了“重做”的烦恼。

  正所谓“磨刀不误砍柴工”。

  中国也有一句古话印证了这个道理“马壮车好不如方向对”,是啊,对于企业发展来说,如果是方向错误,再怎么努力都枉然。


 

  如果管理者能够精确地传达给每个员工自己的本意、方向和要求,越精确越好,这样就便于每个员工去勤勤恳恳地执行了,效率会大大提升。

  其实日本企业普遍采用的“五步工作部署法”的创始人是美国人戴明(W.Edwards.Deming)博士,他是世界著名的质量管理专家。这套流程一经推出,在日本企业中大受欢迎,获得了巨大的成功。

  时至今日,日本企业管理效率的提升还多亏了这套制度。

  这个“五步工作部署法”绝不是空穴来风,多一步少一步都是不科学的,这正是正确地直面了人际交往中的缺陷“沟通漏斗”后提出的。


 

  沟通漏斗

  “沟通漏斗”是管理学的一个概念,指的是工作中团队沟通效率下降的一种现象,这一现象,真实地体现了人与人交流时客观存在的障碍,信息量越大,这一效应越明显。

  假设一个人他想到了100%,但是在公众场合用语言这种介质表达出来的时候就剩下了80%,而这80%被其他人听进去的时候,因为每个人的多样性造成了只理解到了60%,如果等这个人真正去思考这件事的时候就只剩下了40%,最后反映在执行上则只剩下20%。
 

  实际上研究的平均值也是如此,根据美国加利福尼亚州立大学对企业内部沟通进行的研究发现,来自领导层的信息只有20%-25%被下级知道并正确理解。

  所以“五步工作部署法”就是这么来的,少一步也会沟通下降,多一步又会显得啰嗦,浪费时间。


 

  我们中国很多企业总在一味地强调员工的执行力、工作质量,甚至陷入“执行力”的困扰之中。

  殊不知,执行力不是员工的能力,归根结底它考验的是管理者的能力。

  如果管理者不能将工作要求具体而又细致地交代给每一名员工,员工很有可能会和管理者的思维存在巨大偏差,长此以往就很容易南辕北辙了。

 

 
 
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