日本人发邮件有个习惯，他们在邮件的最下方会附上署名及个人的联络方式。这些内容大约会有4~5行，记入以下几项个人信息：公司、部门名称；姓名；电子邮箱；电话号码；传真号码；公司地址，电子邮箱通常都会有编辑个人名片的功能。
例如：
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山本 庄司
XXXX株式会社 開発部
〒031-8630 東京都新宿区新宿三丁目1-13 カワイビル
Tel：00-0000-0000 Fax：00-0000-0001
Email：yamamoto00@yahoo.co.jp
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01 例文1 介绍类
负责人变更通知
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件名：営業部担当者変更のご挨拶
お取引先各位
XXXX株式会社営業部の中居宏和と申します。
平素は、お引き立てを賜り厚くお礼申し上げます。
さて、御社の担当させていただいておりました高橋翔太郎は、本人都合により来月で退社することになりました。
後任として6月1日より山本卓也が御社の担当窓口になり、ご用命を承ります。
前任者同様お引き立てのほど、どうぞよろしくお願いいたします。近日中改めて山本を連れご挨拶にお伺いいたし、ご挨拶申し上げる予定です。
まずはメールにてのお知らせで失礼いたしました。
❖例文中省略署名
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译文：
主题：营业部负责人变更通知
各位尊敬的客户：
我是XXXX股份有限公司的中居宏和。
平日受到各位的关照，在此先表示感谢。
负责与贵公司对接的高桥翔太郎，由于个人原因，将于下个月离职。
6月1日起，将由山本卓也负责与贵社对接。恳请贵社给予他同样的支持与指导。近日我将带山本前往贵社拜访。
特此致信通知。
日本人及不喜欢给人添麻烦，所以，能想到的问题都会提前设想好，提前告知对方。如果，在日本突然爽约，对方会以为你是不是出了什么意外，会十分担心着急。跟日方打交道，守约和不给对方添麻烦是最基本的。在写电子邮件中也能看出他们工作的认真程度和对细节的处理。
02 例文2 寄送类
估价单寄出通知
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件名：「XXXX」のお見積もり
XXXX株式会社 管理部
上田祐也様
XXXX株式会社営業部の中居と申します。
いつもお世話になっております。
さて、この度は弊社製品「XXXX」のお見積もりをご依頼くださり、ありがとうございました。
早速見積書をお送りします。
「XXXX」のファイルを添付いたしました。
ご不明、ご不満の点などございましたら、是非お申し付けください。
では、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
お返事をお待ちしております。
❖例文中省略署名
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译文：
主题：“XXXX”的报价单
XXXX股份有限公司 管理部
上田祐也先生
我是XXXX股份有限公司营业部的中居。
一直以来承蒙您的关照。
感谢您索要敝公司的商品“XXXX”的估价单。
我们为您发送了估价单，“XXXX”的估价单请见附件。
若有不清楚或不满意之处，还请不吝赐教。
那么敬请贵公司对此进行商议，静待回音。
03 例文3 致谢类
对季节问候致谢
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件名：お中元のお礼
XXXX株式会社 管理部
安田健一様
XXXX株式会社 営業部の中居です。
いつもお世話になっております。
暑い日が続いておりますが、
いかがお過ごしでしょうか。
先ほど、安田様からのお中元の品、受け取りました。
いつも心のこもった贈り物を頂戴し、心よりお礼申し上げます。
いただいたお品、会社中で喜び、
とても美味しくいただきました。
今後とも一層のお引き立てのほど、
お願い申し上げます。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎお礼まで。
❖例文中省略署名
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译文：
主题：感谢您的年中问候
XXXX股份有限公司 管理部
安田健一先生
我是XXXX股份有限公司营业部的中居。
一直以来承蒙您的关照。
连日来天气炎热，不知您是否安好？
刚刚收到了您寄来的年中问候礼物。长久以来总是能收到您精心准备的礼物，在此表示衷心的感谢。能收到这份礼物，敝公司的同事们都十分喜悦。味道非常好。
今后也恳请您多多惠顾。
特此致谢。
04
例文4 请求类
请求参观工厂
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件名：工場見学のお願い
XXXX株式会社 管理部
安田健一様
XXXX株式会社 営業部の中居です。
いつもお世話になっております。
本日は、工場見学のお願いで、ご連絡いたしました。
企業連携の一環として、貴社の工場を見学させていただきたく、
お願い申し上げます。
下記の要領で企画しております。
ご了承いただけるようでしたら、日程その他についてご指定いただければ幸いです。
ご多忙中のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
記-----------
希望日時：令和２年1月20日 13時～15時
希望場所：駒井工場
人数：10名
❖例文中省略署名
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译文：
主题：请求参观工厂
XXXX股份有限公司 管理部
安田健一先生
我是XXXX股份有限公司营业部的中居。
一直以来承蒙您的关照。
今日因想请求至贵工厂参观而致函。因企业合作需要，是否可以允许我们参观贵公司的工厂。计划如下。
希望贵公司能够同意敝公司提出的计划。
百忙之中恳请您帮忙。
详情-----------
希望（参观的）日期：2020年1月20日 13点至15点
希望（参观的）场所：驹井工厂
人数：10人
05 例文5 致歉类
为出现次品致歉
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件名：不良品送付のお詫び
XXXX株式会社 管理部
安田健一様
XXXX株式会社 営業部の中居です。
いつもお世話になっております。
この度の、ご注文いただいた商品の不良品送付の件、大変申し訳なく心からお詫び申し上げます。
平素より、検品および発送時の荷造りには
最大限の注意を払っておりましたが、このような不始末が生じましたことは、弊社の管理体制にまだまだ不十分なところがあったためと、深く反省しております。
代わりの商品は、至急送付いたしました。
よろしくご検収のほど、お願い申し上げます。
今後は生産管理体制および社員教育をさらに徹底し、
再発の防止に務める所存でございます。
何卒ご寛容いただき、今後とも引き続き厚情を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫び申し上げます。
❖例文中省略署名
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译文：
主题：为货品中出现次品致歉
XXXX股份有限公司 管理部
安田健一先生
我是XXXX股份有限公司营业部的中居。
一直以来承蒙您的关照。
在此，对此次贵公司所订购的商品中出现次品一事，致上最深的歉意。
平时，敝公司在检查产品，以及在发货打包货品时，都尽了最大的努力。发生了如此重大的错误，敝公司深感自己的管理系统仍有很多不足之处，正在深刻反省。
替换的商品已经火速送出，烦请查收。
今后敝公司将在生产管理体制建设及员工教育上更加努力，防止再次出现失误。
请贵公司宽宏大量，今后也能继续惠顾。
特此致歉。
怎么样？是不是感觉跟日方邮件沟通很麻烦？其实，我们觉得很麻烦的那些敬语和客套话，日本职场人事很熟练地，只要记住几个模板，其实花不了多少时间就敲出来了。
邮件的目的是沟通，简单明了地实现有效沟通才是王道。诚意未必就是堆砌辞藻，简单的句子也可以表达你的诚意。
